We staan voor enorme én urgente maatschappelijke opgaven: klimaatverandering, energietransitie, bereikbaarheidsopgaven in combinatie met schaarse ruimte en middelen. Dit betekent veel voor projecten vandaag en morgen. Er is een sterke toename van stakeholders, veel dynamiek, meer complexiteit en daaruit voortvloeiend onvoorspelbaarheid van besluitvorming, regelgeving en prioritering. In deze context vraagt het vakmanschap om projecten succesvol uit te voeren. Het vraagt zorg voor het proces én aandacht voor mensen en omgeving in combinatie met stevig projectmanagement.
Met de projecten die we doen bij The New Drive, willen we steeds een duurzame verandering bereiken. Succesvol projectmanagement hangt dus samen met een stevige portie verandermanagement, waarbij je meerdere betrokkenen wil meekrijgen. Dit is exact waar goed procesmanagement het veld binnenkomt. Alle projectmanagers bij The New Drive weten hoe je door slim en leuk samenwerken projecten voorbereidt, organiseert, realiseert en succesvol afrondt.
Waarom is procesmanagement belangrijk?
Vaak worden projecten, in het bijzonder mobiliteitsprojecten, technisch aangepakt. Er wordt grondig gestudeerd en een plan gemaakt, maar er wordt minder stilgestaan bij het feit dat er verschillende betrokkenen zijn die ofwel mee in bad moeten worden getrokken of impact zullen ondervinden van het plan. Denk maar aan een nieuwe fietssnelweg die zal worden aangelegd of het invoeren van een circulatieplan waardoor straten eenrichtingsverkeer worden of een knip wordt doorgevoerd.
Projecten zijn echter ook mensenwerk. Er is de laatste jaren veel meer aandacht voor participatie en in vele gevallen is het ook een verplichting. Voor The New Drive gaat participatie verder dan burgerparticipatie en betekent het ook dat in projecten de nodige aandacht moet gaan naar ruimte creëren in het proces om samen het plan te ontwikkelen met de opdrachtgever, maar ook met betrokken partijen in de omgeving. Zorgen voor verbinding met alle betrokkenen, leidt tot een beter projectresultaat. Want tijd is een boomerang: Als je onvoldoende tijd besteed aan het betrekken van belanghebbenden, komt dit als een boomerang in je gezicht terug. Zo ontstaat er weerstand, wat meer tijd, geld en energie zal kosten om weg te werken dan om te vermijden.
Betekent dit dat onze projecten langer duren?
Zeker niet. Alles hangt af van de complexiteit van het project. Bij de start van het project maken we hiervan een realistische inschatting samen met de opdrachtgever. Zo komen we tot een aanpak die past bij de opgave. Aan de andere kant vraagt het organiseren van projecten ook een adaptieve instelling en die brengen wij steeds mee. Wij kunnen soepel schakelen tussen de wensen en taal van bestuurders, ondernemers, betrokken organisaties en bewoners en doen beroep om onze veranderingsmanagementskills om opnieuw vaart in het project te brengen. Met een project heb je in de meeste gevallen een duurzame change op het oog: je wil dat mensen massaal een fietssnelweg of deelmobiliteit gaan gebruiken of je wil een vlotte overgang naar elektrisch rijden in je bedrijf of … Dit vraagt samen een leerproces doorgaan en inzicht in zowel de technische inhoud als de gedragsmatige kant van het verhaal.
Hoe breng en hou je een proces op gang? 10 tips!
Iedereen kent het wel. Bij de start van het project is er groot enthousiasme en begint iedereen met volle moed. Maar dan komen de eerst kapers op de kust en durven projecten wel eens te verzanden.
Wij hebben 10 tips opgelijst om een vlotte doorloop van je project te verzekeren:
- Stakeholdermapping: Zorg dat je bij de start van het project een goed beeld hebt van wie de belanghebbenden zijn.
- Kom buiten: Ga op het terrein en babbel. Peil naar engagement en spreek verwachtingen uit.
- Start samen: Betrek de belanghebbende vroeg bij het bepalen van de aanpak en het maken van keuzes.
- Daadkracht: Bewaak het leiderschap van project, zorg voor daadkracht en sta met volle overtuiging achter het project.
- Luister: Wees bereikbaar en luister naar bezorgheden. Vraag door om goed te begrijpen waar de weerstand zit en wat men wil.
- Communiceer: Communiceer vaak en herhaaldelijk over waarom, het doel en de aanpak. Ook als er onverwachtse zaken zijn of er meer tijd nodig is. Wanneer betrokkenen geen informatie hebben, ontstaat er ontevredenheid.
- Feest: Vier je (tussentijdse) successen om de drive in het project te houden.
- Inspiratie: Zorg voor inspiratie door bijvoorbeeld gelijkende projecten te bezoeken.
- Timemanagement: Hou de timing op koers door scherp te zijn op deadlines, oplevermomenten en geplande overlegmomenten. Dit voorkomt ook projectmoeheid. Lukt het niet om een timing te halen? Stuur dan bij, maar communiceer.
- Procesleider: Zorg ervoor dat er iemand effectief de rol van procesbegeleider opneemt in het project. Dit is een andere rol dan de projectleiderschapsrol.
Samen aan de slag?
Helemaal overtuigd dat een sterk projectresultaat hand in hand gaat met een deskundige procesbegeleiding? Fijn! Wij ook. Contacteer ons gerust voor een vrijblijvend gesprek. Wij zijn benieuwd naar jouw project en spreken graag door wat we voor jou kunnen betekenen.